1. С чего начать
- Составьте список существующих проблем, изучите их и разработайте решения в виде политик или процедур.
- Поговорите с членами команды, которые ежедневно выполняют соответствующую работу.
- Проконсультируйтесь со своим юридическим отделом или юристом о том, что нужно делать с юридической точки зрения; рассмотрите текущие нормативные и правовые стандарты для штатов и стран, где вы ведете бизнес.
- Обсудите требования политики с внутренними и внешними экспертами.
- Учитывайте стратегические приоритеты или цели вашей организации или оперативную необходимость.
- Прочитайте или проведите аудит действующих политик. Для существующих документов обзор должен проводиться в идеале каждый год.
Контрольные вопросы:
- Определите, кто является конкретной аудиторией политики или процедуры?
- Какова цель политики?
- Почему данный процесс или поведение требуют соблюдения правил?
- Случалось ли нарушение нормативных требований или инцидент?
- Как этот документ улучшит работу вашей компании?
- Будет ли реакция сотрудников положительной или отрицательной?
- Какие риски существуют в компании, которые могут выявить необходимость внесения изменений в текущую политику или необходимость разработки новой политики? Примерами могут служить сотрудники, работающие удаленно без разрешения, комментарии или поведение менеджеров, которые деморализуют коллектив и вызывают замедление работы, или сотрудники, которые в течение дня проверяют социальные сети или страницы покупок, не связанных с работой.
- Является ли формат, дизайн и методы публикации существующих политик удобными и читабельными?
- Если существующие регламенты не соблюдаются должным образом, спросите, почему?
- Знают ли сотрудники об их существовании?
- Какие законы, правила или стандарты аккредитации имеют к ним отношение?
Ключом к разработке надежных политик и процедур является понимание того, как люди, использующие документы, на самом деле выполняют задокументированные действия.
Используйте этот контрольный список исследований, чтобы собрать ресурсы, необходимые для создания документа, который люди захотят использовать.
2. Создание
- Используйте точные формулировки и пояснения, чтобы избежать недопонимания.
- Примите решение о последствиях или дисциплинарных мерах за нарушение политики.
- Убедитесь, что ваши правила законны. Ваш юридический отдел или юрисконсульт должны проверить все политики, на соответствие ФЗ, законодательству штата или другим законам, а также государственным и отраслевым стандартам.
- Наличие юридической подписи на политике может укрепить вашу позицию, если ваша политика или соблюдение требований когда-либо столкнутся с юридическими или нормативными проблемами.
- После того как вы завершите предварительную работу по написанию документов, этот список поможет вам четко и эффективно составить политику и процедуры.
3. Проверка и утверждение
- Отправьте проект на рассмотрение.
- Дайте представителям всех заинтересованных групп ознакомиться с документами.
- При необходимости пригласите специалиста по нормативно-правовому соответствию или эксперта для ознакомления с окончательным вариантом документа.
- Получите окончательное одобрение от высшего руководства.
- В большинстве организаций политика и процедуры должны получить письменное одобрение.
- Скачайте этот контрольный список, чтобы упростить процесс утверждения документов.
4. Внедрение
- Планируйте внедрение. Не делайте это наобум.
- Распространите документ о политике. Онлайн доступ позволяет пользователям найти все в одном месте.
- Создайте план обучения: не ждите, что сотрудники прочитают и запомнят. Соответствие требованиям достигается через глубокое понимание.
- Установите цикл пересмотра. Учитывайте, что нормативные акты, законы и практика постоянно меняются, хотя некоторые чаще, чем другие.
- Регулярно проводите обучение как часть непрерывного совершенствования.
- Попросите сотрудников подписать и поставить дату на правилах, чтобы доказать, что они согласны их соблюдать.
Независимо от того, насколько хорошо написан или красиво оформлен документ, вы не можете просто бросить новые политики и процедуры коллективу и ожидать, что они все прочитают и поймут.
Этот контрольный список покажет вам, как представить новые политики и процедуры, чтобы они произвели длительный эффект.
